Често задавани въпроси за Интрастат

Веднъж възникнало през текущата година (поради преминаване на праговете), задължението за подаване на декларации остава в сила до края на същата календарна година, включително за месец декември, за който се подава декларация през януари.

Националният статистически институт (НСИ) определя новите прагове за деклариране.

• Ако общата стойност на търговията Ви за предходната година е надвишила новите прагове, ставате „годишно задължено лице“ и продължавате да подавате декларации от месец януари на новата година, без нов регистрационен формуляр.
• Ако общата Ви търговия е била под новите прагове, задължението Ви отпада, освен ако в рамките на новата година отново не натрупате оборот над прага (текущо задължение). Ако работите с нас по пълно администриране, следим тези промени вместо Вас и Ви информираме в началото на всяка година дали трябва да продължите с декларирането.

Не се подава отделно заявление предварително. Регистрационният формуляр се попълва заедно с първата Интрастат декларация, в информационната система Интрастат на НАП. Ако НАП установи от данните по ДДС, че сте преминали прага, може да Ви регистрира служебно и да Ви изпрати уведомление. Фирма, която има годишно задължение и остава задължена и през следващата година, не подава нов формуляр.

Да. Всяка фирма, регистрирана по ЗДДС, която търгува със стоки с ЕС, може да се регистрира като Интрастат оператор и под прага. Първият отчетен месец е този, за който подадете първата декларация. От този момент имате същите задължения като фирмите над прага, включително нулевите декларации и сроковете.

Сумират се стойностите без ДДС (данъчната основа) на сделките от 1 януари, отделно за пристигания и отделно за изпращания. Двата потока се следят поотделно: превишаването на прага за пристигания не Ви задължава за изпращания. Сделката се отнася към месеца, в който стоката пресича границата на България.

Движения, които не се декларират, например изпращане за ремонт или безплатни мостри, по правило не влизат в сбора.

Можете да проверите оборота си по месеци в калкулатора.

VIES декларацията е данъчна: подава се по ЗДДС и описва доставките на стоки и услуги към регистрирани по ДДС лица в други държави от ЕС. Интрастат е статистика само за стоки, и за двата потока, и се подава само над праговете.

НАП сравнява двете, затова изпращанията в Интрастат и доставките на стоки във VIES трябва да съвпадат. Разлики има само в обясними случаи: услугите са само във VIES, продажбите на физически лица са само в Интрастат, а триъгълните сделки са във VIES, но не и в българския Интрастат.

Не. Системата Интрастат обхваща единствено търговията със стоки между държавите членки на Европейския съюз. Търговията със страни извън ЕС (т.нар. трети страни) е обект на митнически надзор. За нея се попълват митнически декларации, а не Интрастат. Ако имате внос от Китай, например, той не влиза във Вашата Интрастат декларация „Пристигания“.

Пример: Ако Вашата фирма внася текстил от Турция и обувки от Италия, само обувките от Италия се включват в Интрастат декларацията „Пристигания“. Текстилът от Турция се обмитява на границата и за него се подава митническа декларация, от която се съставя статистиката „Екстрастат“. С митнически декларации не работим.

Често се прави грешка между ролите на институциите. Ето кой за какво отговаря:

• НСИ (Национален статистически институт): „методистът“ на системата. НСИ определя праговете за деклариране, извършва валидация на данните и изготвя официалната национална статистика. Институтът не налага глоби директно, но извършва оценки на търговията на лица, които не са подали декларации или са подали такива с непълни данни.
• НАП (Национална агенция за приходите): „администраторът“. Всички Интрастат декларации се подават технически към системата на НАП, която я поддържа, контролира обхвата на задължените лица и следи за спазване на сроковете. НАП е и компетентният орган, който издава наказателни постановления и налага глоби при нарушения.
• Митници: не са напълно изключени от системата. Законът ги посочва изрично като трети компетентен орган наравно с НСИ и НАП и им възлага да предоставят на НСИ данни от митническите декларации. Основната им ежедневна дейност обаче е свързана с митническия надзор върху търговията с трети страни.

Интрастат обхваща изключително физически стоки, а не услуги. Ако осъществявате единствено продажби на софтуер, лицензи или други услуги, включително доставени по електронен път, не сте задължено лице по системата „Интрастат“, независимо от размера на оборота Ви по ДДС.

Не оставяйте писмото без отговор. Системата на НАП понякога генерира автоматични сигнали на база данни от ДДС декларации и обмена на информация по VIES, без разграничение между стоки и услуги. Препоръчително е да отговорите писмено, да обясните естеството на дейността си и да приложите документи (фактури, договори), които потвърждават, че оборотът Ви касае услуги, а не движение на стоки.

Пример: Фирмата Ви продава абонаменти за счетоводен софтуер на клиенти в Германия и Австрия, а клиентите го изтеглят от сайта Ви. Оборотът по VIES е голям и НАП Ви изпраща писмо. Отговаряте писмено, че продавате само софтуер, доставян по интернет, и прилагате две-три фактури и примерен договор. Интрастат декларации не подавате. Ако по-късно започнете да изпращате на клиентите и устройства, например баркод скенери или POS терминали, тези пратки вече са стоки и се отчитат към праговете.

При заличаване от търговския регистър или при прекратяване на регистрацията по ДДС НАП Ви дерегистрира служебно. За месеца, в който е настъпило събитието, подавате последна декларация.

При вливане, сливане или прехвърляне подавате искане за дерегистрация, а преобразуваното дружество декларира от следващия месец.

Декларациите се подават всеки месец, до 14-о число на месеца, следващ отчетния период. Данните за януари се подават най-късно до 14 февруари.

Изключение: при първа декларация (когато задължението възниква за първи път през годината) срокът е до 20-о число на месеца, следващ този, в който е преминат прагът. За всеки следващ месец важи стандартният срок до 14-о число.

Когато 14-о или 20-о число е събота, неделя или официален празник, срокът изтича в първия следващ работен ден. Например декларацията за октомври 2026 г. се подава до понеделник, 16 ноември, защото 14 ноември е събота.

Ако подготвяте декларацията сами, Интрастат Асистент сглобява файла от Вашите фактури, така че срокът да не опира до последния ден.

Законът е строг, тъй като данните са важни за държавната статистика. За фирмите наказанието е имуществена санкция в същия размер.

• Интрастат оператор, който не подаде декларация, не я подаде в срок или предостави непълни или неверни данни: глоба от 255,65 до 2 556,46 € (500 до 5 000 лв.).
• За непредоставяне на поискани от НАП документи и справки или за неподаване на поискана от НАП коригираща декларация: глоба от 102,26 до 1 022,58 € (200 до 2 000 лв.).
• При повторно нарушение глобата е в двоен размер, а при системно (три или повече нарушения в рамките на две години) в троен.
• Разгласяването на защитена статистическа информация от лице с достъп до нея се наказва с глоба от 511,29 до 1 022,58 € (1 000 до 2 000 лв.).

Важно: плащането на глобата не Ви освобождава от задължението да подадете декларацията.

Да. Ако имате задължение и през месеца нямате движение на стоки, подавате т.нар. нулева декларация в обичайния срок. Неподаването ѝ води до същите глоби.

Ако знаете предварително, че за определен период няма да търгувате с ЕС, можете писмено да уведомите НАП. За този период не подавате декларации.

Да, ако го знаете предварително. Уведомявате писмено НАП, че за определен период няма да имате вътресъюзна търговия, и за него не подавате декларации. Уведомлението се отнася само за бъдещи месеци в рамките на календарната година.

Ако през този период все пак получите или изпратите стока, подавате декларация в обичайния срок и уведомлението престава да действа.

Коригираща декларация се подава в 7-дневен срок от възникването на новото обстоятелство (документ или факт, който сте научили след подаването, например кредитно известие или върната стока) или от получаването на съобщение от НАП. Несъответствия, открити от НСИ за предходната година, се отстраняват до 1 юли.

Когато корекцията е за по-стар период, тя се прави в съответния месец и в нея се посочват причините за забавянето.

Коригиращи декларации не се подготвят в Асистента. Пишете ни и ги поемаме ръчно.

Интрастат следи само движението на физически стоки. Услуги (транспорт, софтуер, консултации) не се декларират.

Внимание: стоките, които пътуват като част от услуга, не винаги са изключени. Изпращането за преработка (ишлеме) се декларира, а изпращането за ремонт не. Резервните части, вложени при ремонт, също не се декларират.

Пример: Купувате 10 лаптопа от Германия (стока) и лиценз за антивирусен софтуер към тях (услуга). В Интрастат се описва само стойността на лаптопите.

Всички стойности в Интрастат декларациите се попълват без ДДС. Взема се данъчната основа от фактурата: тя е стойността по смисъла на закона. ДДС, начислено или не, е данъчен елемент, който не представлява интерес за стоковата статистика.

В евро, защото от 1 януари 2026 г. еврото е националната валута, а стойностите се декларират в национална валута. Попълват се в цели евро. Фактурите в евро влизат със сумата си без ДДС, а фактурите в други валути (долари, злоти, крони) се преизчисляват в евро.

Да, но зависи от случая. Ако кредитното известие е за връщане на стока, движението се декларира, обикновено в насрещния поток или с коригираща декларация. Ако е само финансова корекция (напр. отстъпка за обем в края на годината, без връщане на стока), физическото движение не се променя и по правило не се отразява отделно. Когато обаче известието променя стойността на конкретна, вече декларирана доставка, се подава коригираща декларация за стойността.

Пример: През януари сте получили 100 детайла от Германия. През февруари установявате, че 5 от тях са дефектни, връщате ги и доставчикът Ви издава кредитно известие. Известието трябва да се отрази правилно, за да не се получи разминаване между Вашите данни и тези на германския Ви партньор, който също декларира по Интрастат какво е изпратил и получил.

Нетното тегло е задължителен елемент на данните: теглото на стоката без никакви опаковки. Взема се от опаковъчните листи (packing list) или товарителниците (ЧМР). При липса на такива се използват стандартни тегла за единица продукт или обоснована оценка. Можем да помогнем с изчисленията на база Вашите номенклатури.

Интрастат Асистент взема теглото от товарителницата (ЧМР), когато тя е качена заедно с фактурата.

Обикновено всеки ред от фактурата се описва на отделен ред в декларацията, със своя код по КН. Опростеното деклариране на сделки с ниска стойност е изключение: фактура с обща стойност под 1 000 € (1 956 лв.) може да се опише на един ред, с код 99500000.

• Попълват се само кодът 99500000, държавата членка партньор и стойността. Тегло, държава на произход и вид на сделката не се попълват.
• Прагът се гледа за цялата фактура, а не за отделен артикул или отделен код по КН. Ако фактурата е за 1 000 € или повече, всички редове се описват поотделно, включително евтините.
• Не е необходимо предварително разрешение. Прагът се определя всяка година със заповедта на НСИ.

Пример: Фактура за мишка за 50 €, клавиатура за 80 € и подложка за 20 € е общо 150 €. Можете да я опишете на един ред с код 99500000 и стойност 150 €. Ако в същата фактура има и лаптоп за 1 500 €, общата сума е 1 650 € и всички четири артикула се описват със своите кодове по КН.

Мога ли да комбинирам стоки от различни фактури? Не. Правилото се прилага за всяка фактура поотделно.

Други опростявания. Наредба Н-4 предвижда още две: за резервни части за моторни превозни средства и въздухоплавателни средства и за компонентни части за промишлен завод. За тях са нужни искане до НАП и разрешение.

Фирма А продава на фирма Б, но стоката пътува директно до фирма В в друга държава. При Интрастат водещ е принципът на физическото движение на стоката. Ако стоката не влиза физически в България, а пътува например от Германия директно за Гърция, Вие като българска фирма посредник нямате задължение да я декларирате в българския Интрастат, въпреки че имате фактура.

Пример: Купувате машини от завод в Полша и ги продавате на клиент в Румъния. Машините пътуват директно от Полша до склада в Румъния. Имате фактури и за покупката, и за продажбата, но тези сделки не влизат в българската Интрастат декларация.

Зависи. В полето „Фактурна стойност“ се пише сумата от фактурата. За полето „Статистическа стойност“ (при по-големите оператори) транспортът се преизчислява, добавя се или се изважда, според условията на доставка (Incoterms): при изпращания стойността е до българската граница (FOB), а при пристигания включва транспорта и застраховката до границата (CIF). При пълно администриране правим тези изчисления вместо Вас.

Това е стойността на стоката на българската граница: фактурната стойност, коригирана с транспорта и застраховката до границата. Попълва се само от фирми, чийто годишен обем е над прага за статистическа стойност за съответния поток (вижте праговете). Останалите оставят полето празно.

Ако сте регистрирани и за двата потока, връщането се описва в поток „Изпращания“, с вид на сделката 2.1 (връщане на стоки). Ако сте регистрирани само за „Пристигания“, се подава коригираща декларация за съответния поток.

Не. Изпращането на стока за ремонт в друга държава членка, както и обратното ѝ пристигане (включително вложените части), не се декларират по Интрастат.

Пример: Ваша машина се разваля и я изпращате в сервиз в Чехия. След две седмици тя се връща поправена. Тъй като това не е покупко-продажба, а временно изпращане за ремонт, нито изпращането, нито връщането ѝ се описват в Интрастат.

Да, въпреки че собствеността не се променя. Декларира се и изпращането на материалите за преработка, и връщането на готовия продукт, с видовете сделка за преработка по договор (4 и 5). Стойността е пълната стойност на стоката: преди преработката това е сумата, която бихте платили, ако купувахте материалите, а след нея към нея се добавя цената на преработката.

Ремонтът е различен случай и не се декларира.

Наем, заем и оперативен лизинг до 24 месеца не се декларират, когато стоката не се преработва и не се отчита като вътреобщностна доставка или придобиване по ДДС. Над 24 месеца се декларират, с вид на сделката 9.1. Финансовият лизинг се декларира винаги, с вид на сделката 3.3, защото води до прехвърляне на собствеността.

Не, когато се изпращат безплатно и само за да покажат продукта преди бъдеща сделка.

Ако обаче стоката се дава безплатно по друга причина, например като подарък с прехвърляне на собствеността (вид на сделката 3.4) или като замяна по гаранция на стока, която не е върната (2.3), тя се декларира. Тъй като няма цена, стойността е сумата, която би била фактурирана при продажба. Обикновено това е стойността, посочена в проформа фактурата или в документа, който придружава пратката.

Да, като пристигане. След като е обмитена в друга държава от ЕС, стоката е съюзна и пристига в България от държава членка. В декларацията държава на изпращане е Нидерландия, а държава на произход е Китай.

Пример: Поръчвате лампи от Китай, обмитяват се на пристанището в Ротердам и пристигат с камион в България. Описвате ги в „Пристигания“ с държава на изпращане NL и държава на произход CN.

Държавата на произход е там, където стоката е произведена, а когато в производството участват няколко държави, там, където е формирана по-голямата част от стойността ѝ или е извършена последната съществена обработка. Това не е непременно държавата, от която пристига. Немски доставчик може да Ви продава стока, произведена в Италия: тогава държава на изпращане е Германия, а държава на произход е Италия.

От 2023 г. държавата на произход се попълва и при изпращания. Информацията обикновено е във фактурата или върху стоката („Made in“).

Да, ако сте задължени да декларирате поток „Изпращания“ (вътресъюзен износ). Независимо дали имате задължение и за пристигания, в декларацията за изпращания ДДС номерът на получателя в другата държава се попълва на всеки ред. НАП го проверява, затова е добре да го сверите във VIES.

Номер не се попълва при продажби на физически лица и дистанционни продажби (вид на сделката 1.2), при продажби на юридически лица без ДДС регистрация и когато номерът на партньора в държавата, в която пристига стоката, не Ви е известен.

В декларацията за поток „Пристигания“ номерът на доставчика не се попълва.

Дружества, които извършват дистанционни продажби на стоки по смисъла на ЗДДС, са задължени да се регистрират като Интрастат оператори в следните случаи:

1. Дружество, което извършва дистанционни продажби в България, регистрирано е по ЗДДС тук, достигнало е прага за пристигания и стоките се транспортират от ЕС за България.
2. Българско дружество, което извършва дистанционни продажби на лица в ЕС, достигнало е прага за изпращания и стоките се транспортират от България за държава членка на ЕС.

Пример: Имате онлайн магазин за дрехи и изпращате по 200 пратки месечно до физически лица в Гърция и Румъния. Въпреки че купувачите не са фирми, следите общата стойност на пратките. Ако тя премине прага за „Изпращания“, подавате Интрастат декларация за стоките, напуснали България.

Да. За Интрастат водещ е принципът на физическото движение на стоката. Ако изпращате пратка от склада си в България до частно лице в Германия, през онлайн магазин или директно, това е „Изпращане“ и подлежи на деклариране, ако сте надхвърлили прага. Статусът на купувача (фирма или физическо лице) не отменя задължението.

Не. Работим само по Интрастат и не извършваме счетоводни услуги. Работим в партньорство със счетоводителите, като допълваме тяхната дейност.

Да. Счетоводител или специализирана фирма може да подава като упълномощено лице, със своя квалифициран електронен подпис и пълномощно, регистрирано в НАП. Отговорността за данните остава на Интрастат оператора, затова е важно упълномощеното лице да получава документите навреме.

При пълно администриране не. Разполагаме с професионален софтуер и подаваме декларациите с наш електронен подпис като Ваше упълномощено лице.

Ако предпочитате да подготвите декларацията сами, това става с Интрастат Асистент: качвате фактурите, проверявате позициите и сваляте готовия файл за НАП. При този вариант декларацията се подава от Вас, с Вашия електронен подпис.

Основно фактурите за покупки и продажби от и към ЕС и транспортните документи (ЧМР, товарителници). Ако има кредитни известия или протоколи, те също са необходими. Всичко става електронно.

Пример: Вместо да ни носите папки, получавате достъп до облачна папка (OneDrive, Google Drive или Dropbox), където Ваш служител качва сканираните фактури и ЧМР веднага след получаването им.

За да е процесът по-бърз и точен, е силно препоръчително да договорите с партньорите си следните данни във фактурите:

• Код по КН: най-добре доставчикът да посочва 8-цифрения код на всяка позиция (първите 6 цифри са международният HS код). Той познава продукта си най-добре, затова неговата класификация е най-надеждна.
• Нетно тегло: нетното тегло на всяка позиция във фактурата спестява допълнителни изчисления по опаковъчни листи или товарителници.
• Условия на доставка (Incoterms): ясно изписаните условия (напр. EXW, DAP, CIF) са задължителни за всеки ред от декларацията и са важни за статистическата стойност.

Пример: Ако доставчикът Ви от Германия включва тези данни във фактурите, рискът от грешка при подаването намалява до минимум, а обработката на документите се съкращава значително.